En wiki skal passes som en have

Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent

Interview med Ole Kristensen, ansvarlig for Grundfos' wiki.

The Grundfos Wiki hjælper medarbejdere i blandt andet Danmark, Ungarn, Kina og USA med at samarbejde på tværs af tidszoner og geografisk afstand.

Pumpefirmaet Grundfos' wiki startede med, at en enkelt gruppe ingeniører havde et konkret produkt, de gerne ville samarbejde om.

"Til at begynde med gjorde vi sådan set bare wikien tilgængelig for dette ene projekt, og siden har den så spredt sig fra mund til øre," fortæller eLearning Consultant Ole Kristensen, der er ansvarlig for Grundfos' wiki.

I modsætning til det kendte online-leksikon Wikipedia, der i én wiki indeholder artikler om alle tænkelige emner, er en corporate wiki typisk opdelt i flere emnebaserede områder. Og således også The Grundfos Wiki.

Klik for at se større billede.

Grundfos' wiki har siden starten i august 2008 vokset sig stor og indeholder i dag ca. 100 separate under-wikier, kaldet wiki spaces.

"Vores Wiki er ikke bare en ordbog eller et leksikon ligesom Wikipedia, det her er en helt anden måde at have wiki på. Medarbejderne bruger den til dokumentation, agendaer, referater, til at stille og besvare spørgsmål, til diskussioner og blogposts - ja, faktisk til alt muligt," forklarer Ole Kristensen.

Den enkelte gruppe medarbejdere har selv ansvaret for deres wiki space, som de passer og vedligeholder. Samtidig er alt indhold søgbart på tværs af alle wiki spaces, med undtagelse af enkelte spaces, der kun kan tilgås af bestemte grupper, fx ledelsen.

En gartner passer sin wiki
Men udover den lokale vedligeholdelse mener Ole Kristensen også, at der er brug for en overordnet pleje af wikien. En moderator, coach, community mananger, gartner eller hvad man nu vælger at kalde det.

"Altså en, som gider holde øje med wikien og hjælpe folk i stedet for at skælde dem ud," som han siger.

Hør Ole Kristensen fortælle om at have en moderator

Download Quicktime Player

Læs Vibeke Thøis Madsen fortælle om at have en ansvarlig for samarbejdsværktøjerne

Desuden mener han, at det er vigtigt ikke at lade stå til.

"Det rene anarki, det duer heller ikke i en virksomhed. For nogen kommer jo til at bygge nogle underlige strukturer, fordi de ikke ved bedre. Og der er man jo nødt til at hjælpe folk på vej. Der er jo en kulturforandring i at lære det her," fortæller han.

Ole kalder sin pleje for Wiki Gardening.

"Altså som en lille gartner, der går og passer sin have. Og det gør, at hvis jeg ser et eller andet, jeg synes kunne gøres anderledes, kunne gøres bedre, ikke skulle være som det er eller whatever - så skriver jeg bare en lille kommentar nedenunder. Wiki Gardening: Og så skriver jeg, hvad jeg har ændret i det, eller hvad jeg vil foreslå, at de selv ændrer i det eller giver dem en god ide om, hvordan de kunne have gjort det lidt smartere end det, de har gjort. Og så skriver jeg: Slet bare den her kommentar, når I har taget stilling til, om I vil bruge ideen eller ej," forklarer han og tilføjer, at han højst bruger 5 minutter om dagen på Wiki Gardening.

Hør Ole Kristensen fortælle om Wiki Gardening

Ingen problemer med sabotage eller vrøvl
I nogle virksomheder er ledelsen tilbageholdende med at indføre værktøjer som wikier, hvor alle medarbejdere kan bidrage uden en kontrollerende redaktør som mellemled. Frygten er, at de ansatte kan komme til at skrive noget upassende, men det har Ole Kristensen aldrig oplevet. Det er bare vigtigt, at man vælger et system, hvor det ikke er muligt at lave anonyme bidrag.

"Hvem vil stå frem med noget vrøvl? Det er der ingen, der vil. Og der er slet ingen, der vil ødelægge noget med vilje. Fejl sker, men de er til at rette op på igen, fordi der er en god historik og en god rollback-funktion i softwaren. Så vi kan rulle tilbage i 100 versioner eller sådan noget, eller mere. Så det er nemt at reetablere en tidligere version af et dokument," siger han.

Wiki på bundlinjen?
Det store spørgsmål er, om det kan svare sig at indføre fx en wiki. Viser investeringen sig på bundlinjen?

Ja, mener Ole Kristensen. Med en udgift på kun 30.000 kr. til softwaren og en ret overskuelig mængde ressourcer til vedligeholdelse mener han, at pengene er kommet tilbage mange gange i form af øget effektivitet og lettere samarbejdsmuligheder.

"For eksempel havde vores udviklingsingeniører tidligere ikke andre muligheder end telefon og e-mail, når de skulle samarbejde med deres kolleger i Ungarn, Kina, Indien og USA. Og deres tilbagemeldinger er helt klokkeklare: De vil ikke undvære wikien," siger han, men medgiver, at der aldrig er lavet en business case på det.

"Men der vil mit modspørgsmål være: Hvornår har man lavet en business case for, om e-mail kan betale sig?" som han siger med henvisning til, at nye værktøjer altid møder panderynken, indtil de er blevet alment accepteret.

Wikien bliver anvendt overalt i virksomheden
I Grundfos er wikien for længst blevet en del af værktøjskassen på lige fod med telefon og e-mail. Og det er ikke kun udviklingsingeniørerne, der har glæde af den.

"Også HR-afdelingen, it-supporten, ledelsen, interne og eksterne undervisere har deres egne wiki spaces," fortæller Ole Kristensen.

En wiki skal passes som en have

Om Grundfos

Hvad er en wiki?