Hvad kan du bruge Intranet 2.0 til?
EKSPERTERNE
Andrew McAfee
Astrid Haug
Vibeke Thøis Madsen
Mads Richard Møller
CASES
Wiki: Grundfos
Lederblog: Alka
Debat: COWI
Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent
Interview med Astrid Haug, community manager på Berlingske Tidende og medforfatter til bogen "Lyt til elefanterne - Digital kommunikation i praksis".
Et offentligt intranet? Det lyder helt usædvanligt, men er ikke desto mindre, hvad en ekspert i digitale medier foreslår.
"I mange virksomheder fungerer intranettet rigtig dårligt," siger Astrid Haug. Som community manager på Berlingske Tidende arbejder hun blandt andet med at styrke mediehusets brug af sociale medier.
"Hvis et intranet skal fungere, skal det prioriteres, og ledelsen skal gå 100 procent ind i det. Intranettet er let at overse, netop fordi det er internt og derfor ikke har offentlighedens bevågenhed," siger hun.
Lad offentligheden kigge med
Hun mener, at det kunne hjælpe på intranettene, hvis de - i hvert fald delvist - var offentligt tilgængelige.
"Mange af de ting, der ligger på et intranet, kunne man lige så godt lægge i det åbne rum. For hvis man gør det, sender man et signal om, at man er en åben virksomhed," argumenterer hun.
For eksempel mener hun godt, at omverdenen både må høre om interne succeser og problemer. Det er kun med til at øge virksomhedens troværdighed, at man tør sprænge rammene.
"Hvorfor er det, intranettet skal være lukket? Hvad er det, vores brugere eller vores kunder ikke må vide om os, som står på det her intranet?" spørger hun retorisk.
Hun medgiver, at der kan være visse brancher, hvor det ikke kan lade sig gøre, men mener, at meget af det, der ligger på virksomheders intranet sagtens kunne tåle dagens lys.
Se og hør Astrid Haug fortælle om at gøre intranettet offentligt:
De gode historier bliver alligevel lækket
Et andet argument er, at man lige så godt kan gøre en dyd ud af nødvendigheden og indse, at intranettet er hullet som en si. Erfaringen viser nemlig, at de saftige historier fra intranettet alligevel bliver lækket.
"Hvis man som ledelse - eller medarbejder, for den sags skyld - starter en sag på intranettet, skal man være bevidst om, at den faktisk også godt kan ende i medierne. Det er der set rigtig mange eksempler på," siger Astrid Haug.
Se og hør Astrid Haug fortælle om åbenhed på intranettet:
Spar på udviklingsomkostninger til 2.0-værktøjer
Men hvad kunne en virksomhed eller organisation så opnå ved at gøre dele af intranettet offentligt?
Ifølge Astrid Haug vil man helt oplagt kunne få gavn af at integrere Web 2.0-værktøjer som fx Twitter eller Facebook.
"Det er i erkendelse af, at folk bruger de her tjenester i forvejen. Det er lettere at motivere medarbejderne til at lave en Facebook-gruppe end at lære et nyt værktøj at kende. Fordi de allerede kender Facebook," siger hun.
Så i stedet for at udvikle egne, interne værktøjer til fx mikroblogging og samarbejde, kan man lige så godt integrere de velkendte tjenester i intranettet. Det vil for eksempel være meget bekosteligt at udvikle et mikroblogging-værktøj selv, der fungerer lige så godt som Twitter.
"Der bliver udviklet så meget i disse offentlige værktøjer, at man alligevel ikke kan følge med på intranettet," fastslår hun.
Hvad vil medarbejderne mon skrive om virksomheden?
Det er ikke usædvanligt at se intranet, der er ren envejskommunikation, og som slet ikke har debat eller brugergenereret indhold.
"Mange virksomheder har ikke nogen debat på intranettet, fordi ledelsen er bange for, hvad medarbejderne vil skrive," siger Astrid Haug.
Men hvis man er bange for sine medarbejdere, så tyder det på, at man har nogle helt andre udfordringer i organisationen, mener hun.
"For uanset om de ansatte har mulighed for at skrive det på intranettet eller ej, så vil de brokke sig," siger hun og synes derfor, at man lige så godt kan få debatten frem i lyset.
"Hvis nogen så opfører sig destruktivt på intranettet, må man tage hånd om det," mener hun og foreslår, at en leder i givet fald enten blander sig i debatten for at få den på ret køl eller tager en personlig snak med medarbejderen.
Læs om COWIs erfaringer med debat på intranettet
Se og hør Astrid Haug fortælle om blogs på intranettet:
Blog: Vil vi svare på hvad som helst?
Et typisk første tiltag med Web 2.0-værktøjer på intranettet er en blog, skrevet af topchefen eller en anden leder.
Her lyder rådet fra Astrid Haug, at man som ledelse først skal gøre op med sig selv, om man er villig til at tage den åbne diskussion.
Læs om Alka Forsikrings erfaringer med en intern blog
Et problem med mange interne blogs er, at de bruges som envejskommunikation til at formidle ledelsens budskaber, mener Astrid Haug.
"Erfaringen viser, at det ikke altid er det samme, brugerne vil diskutere som ledelsen vil diskutere. Så man må gøre op med sig selv som leder: Er man villig til at svare på hvad som helst?" spørger hun.
"Det kræver en ret stor grad af åbenhed og velvillighed fra ledelsens side at drive en blog på intranettet. Omvendt kan det give et rigtig godt indblik i, hvad der foregår blandt medarbejderne," siger Berlingske Tidendes community manager og tilføjer, at en blog kan være en god måde at høre medarbejdernes mening og få deres input.