Hvad kan du bruge Intranet 2.0 til?
EKSPERTERNE
Andrew McAfee
Astrid Haug
Vibeke Thøis Madsen
Mads Richard Møller
CASES
Wiki: Grundfos
Lederblog: Alka
Debat: COWI
Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent
Der eksisterer et paradoks, når det handler om at indføre nye, mere effektive teknologier og samarbejdsværktøjer. For hvis den nye måde er bedre og lettere, hvorfor er brugerne så skeptiske i stedet for at skifte på stedet? Og hvad kan man gøre for at vise dem vejen?
Professor Andrew McAfee fra Massachusetts Institute of Technology forklarer brugernes skepsis med, hvad han kalder 9X-effekten.
"Det viser sig, at vi i mange sammenhænge langt fra er rationelle. Blandt andet når vi har en allerede eksisterende teknologi til at udføre en opgave og nogen så kommer med et forslag til en ny teknologi - og påstår, at den er bedre. Den, der har udviklet den nye teknologi, håber, at vi vil foretage en rationel evaluering af fordele og ulemper," siger McAfee.
Den nye teknologi skal være 9 gange, hvis brugerne skal skifte umiddelbart
Men sådan går det sjældent. Det viser sig nemlig, at vi mennesker har en tendens til at overvurdere fordelen ved en velkendt teknologi med en faktor 3 samtidig med, at vi undervurderer fordelen ved en ny teknologi, også med en faktor 3. Det betyder tilsammen, at en ny teknologi skal være 3 X 3, dvs. 9 gange bedre, for at brugerne umiddelbart vil skifte til den.
Det kan forklare, hvorfor medarbejdere er tilbageholdende med at bruge en wiki til at samarbejde om et dokument og hellere vil maile fortløbende udgaver af dokumentet frem og tilbage. For nok er en wiki mere effektiv end mail-metoden, men måske trods alt ikke 9 gange bedre.
Andre måder at håndtere skepsis på er bl.a.
Anbring værktøjerne i arbejdsflowet
Desuden understreger McAfee, at det er vigtigt, at man anbringer de nye teknologier i det almindelige arbejdsflow og ikke som en ekstra ting, medarbejderne skal gøre.
"De fleste vidensarbejdere i dag har meget travlt. Og hvis vi beder dem om at gøre ting oven i deres almindelige arbejde, så er der en meget lavere chance for lykkes, end hvis de udfører opgaverne som en del af deres normale arbejde", siger McAfee.
Læs interview med Andrew McAfee
Start det rigtige sted i organisationen
Intranetrådgiver Vibeke Thøis Madsen erkender også, at det kan være svært få nogen til at gøre noget på en ny måde, hvis de synes, de allerede har en god måde at gøre det på. Hun mener, det er vigtigt at starte det rigtige sted i organisationen.
"Måske er det ikke så smart at foreslå en wiki i en afdeling, hvor hver medarbejder har al sin viden i et sort ringbind. Så hellere finde et sted i virksomheden, hvor medarbejderne synes, det er spændende med en wiki. De kan så måske inspirere dem med de sorte ringbind," siger hun.
"Men man må også have respekt for medarbejderne og lytte til dem. Nogle gange kan det godt være, at den nuværende måde er en god måde," påpeger hun.
Vibeke Thøis Madsen siger, at det nemt kan tage et år eller mere at løbe et nyt initiativ i gang.
Læs interview med Vibeke Thøis Madsen
Grundfos' wiki spredte sig fra mund til øre
Pumpefirmaet Grundfos' wiki begyndte lige præcis det rigtige sted, nemlig i en projektgruppe, der selv efterspurgte et værktøj til mere effektivt samarbejde.
"Til at begynde med gjorde vi sådan set bare wikien tilgængelig for dette ene projekt, og siden har den så spredt sig fra mund til øre," fortæller eLearning Consultant Ole Kristensen, der er ansvarlig for Grundfos' wiki.
En sådan soft launch kan være meget nyttig, idet man kan justere sin teknologi på baggrund af erfaringerne fra den første gruppe brugere, inden man melder bredt ud om det nye tiltag.