Her er Web 2.0-værktøjerne til dit intranet

Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent

Der er nok af nye samarbejdsværktøjer, man kan indføre på intranettet. Her er en introduktion til de vigtigste teknologier.

Blog: Kommunikation i øjenhøjde med medarbejderne
Et af de mest udbredte 2.0-tiltag i virksomheder er en blog, typisk skrevet af en direktøren eller en anden leder.

Det er nemt og billigt at lave en blog, så den tekniske del er typisk ikke udfordringen. Før man går i gang med bloggen, skal man derimod som ledelse have gjort sig klart, om man oprigtigt er villig til at tage den åbne diskussion, som ekspert i sociale medier Astrid Haug siger.

Intranetrådgiver Mads Richard Møller er enig. Han mener, at det helt konkret handler om, hvorvidt lederen, når der for eksempel har været en kommentar en blog, også gør noget ved sagen.

Når de forbehold er taget, kan en blog være en rigtig god måde at få medarbejderne i tale, som for eksempel direktør i Alka Forsikring, Jens Bærentsen, gør det.

Debatforum: Tag temperaturen i virksomheden
Et debatforum har mange af de samme karakteristika som en blog, og nogle af rådene ovenfor gælder også her. Den største forskel på en blog og et debatforum er, at der ikke er én person, der 'ejer' et debatforum - alle kan starte en diskussion.

Denne form for helt fri debat kan virke skræmmende for nogle ledere, og det er da også tit forskellige emner, medarbejderne og ledelsen gerne vil diskutere.

Henrik Larsen, webredaktør for COWIs intranet, fortæller, at det typisk er nære emner, som medarbejderne tager op. Han nævner som eksempel en diskussion om parkeringsforhold omkring virksomhedens hovedkvarter, som har kørt på intranettet. Henrik mener, at et debatforum er meget velegnet til at tage temperaturen i virksomheden.

Wiki: Et effektivt samarbejdsværktøj
Du kender sikkert online-leksikonnet Wikipedia, som er kendetegnet ved, at alle kan bidrage med indhold. Men en wiki kan også være et meget stærkt samarbejdsværktøj i virksomheder.

I stedet for at en gruppe medarbejdere sender forskellige udgaver af et dokument frem og tilbage med e-mail, er det langt mere effektivt for dem at redigere én fælles udgave af dokumentet i en wiki.

Google Docs, der er Googles bud på et alternativ til Office-pakken, har nogle af de samme egenskaber som en wiki: Flere personer kan - samtidigt - redigere i én fælles udgave af et dokument.

Grundfos er en af de virksomheder, der har indført en wiki til at effektivisere samarbejdet. Ole Kristensen, der er ansvarlig for wikien fortæller, at medarbejderne bruger den til dokumentation, agendaer, referater, til at stille og besvare spørgsmål, til diskussioner og blogposts - ja, faktisk til alt muligt. Og han tilføjer, at den er blevet et uundværligt samarbejdsværktøj for mange medarbejdere i Grundfos.

Fra telefonbog til kompetencekatalog
De fleste intranet har en telefonbog med medarbejdernes kontaktoplysninger. Telefonbogen kan udvides med oplysninger om medarbejdernes kompetencer, uddannelse, interesser, tidligere og nuværende projekter - og integreres med kalenderen, så man kan se, om folk er ledige.

Med denne udvidede telefonbog vil man fx let kunne finde medarbejdere med bestemte kompetencer på tværs af virksomheden og på den måde undgå at skulle hyre dyre eksterne konsulenter.

Intranetrådgiver Mads Richard Møller mener, at et sådant kompetencekatalog kan være et uvurderligt værktøj, som man kan lave en klar business case på.

Mikroblogging - medarbejderne kvidrer
Som navnet antyder, er mikroblogging en form for blogging. Men i stedet for lange indlæg, skriver man korte beskeder, der typisk ikke på mere end 140 tegn. Det kan være en besked om, hvad man laver lige nu, et bestemt site eller en artikel, man finder interessant - eller det kan være en måde at stille et spørgsmål til sit netværk. Det kaldes broadcast search, og er ifølge den amerikanske professor Andrew McAfee bedre end den bedste søgemaskine.

Mange medarbejdere bruger i forvejen tjenester som fx Twitter til at holde omverdenen orienteret deres gøren og laden - og omvendt. Og hvorfor ikke udnytte disse tjenester inden for virksomheden, spørger ekspert i sociale medier, Astrid Haug.

Hvis man ikke bryder sig om, at medarbejdernes mikroblogging kan ses af omverdenen, kan man bruge en tjeneste som Yammer, der minder meget om Twitter - men kan bruges internt i virksomheden.

Projektrum - et rum for deling af viden
Mange intranet har mulighed for at oprette projektrum, der er et område, hvor deltagerne i et bestemt projekt kan diskutere samt dele viden og data.

Web-tv - virksomhedens egen YouTube-kanal
Mange vil nok mene, at web-tv i sig selv ikke er en Web 2.0-teknologi. Men hvis medarbejderne selv har mulighed for at bidrage med videoer, så nærmer vi os. Netop dette eksperimenteres der med i virksomheder som fx Danske Markets. Her er man ved at indføre et "gør-det-selv"-videostudie, hvor medarbejdere vil kunne optage et videoklip selv og uploade det til intranettet direkte fra optageboksen.

RSS - et feed af nyheder giver overblikket
RSS (Really Simple Syndication) er en teknologi, man kan bruge til at overvåge websteder med ofte opdateret indhold. Medarbejderen indstiller et program, en såkaldt RSS-læser, til at holde øje med bestemte sites, som både kan være interne eller eksterne. Derefter slipper hun for at åbne alle webstederne, men kan nøjes med at læse indholdet i RSS-læseren.

Chat / Instant messaging
Denne teknologi kender man også fra det 'almindelige' internet. To eller flere personer kan skrive sammen i realtid uden forsinkelse. Det kan være en god måde at få afklaret hurtige, korte spørgsmål - men det kan også virke stressende for nogle medarbejdere, at der popper chatbeskeder op i tide og utide.

Her er Web 2.0-værktøjerne til dit intranet

Et par gode råd...