Hvad kan du bruge Intranet 2.0 til?
EKSPERTERNE
Andrew McAfee
Astrid Haug
Vibeke Thøis Madsen
Mads Richard Møller
CASES
Wiki: Grundfos
Lederblog: Alka
Debat: COWI
Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent
Interview med professor Andrew McAfee. Han forsker ved Massachusetts Institute of Technology i, hvordan it påvirker virksomheder og underviser desuden på Harvard University.
Andrew McAfee er en af de førende eksperter inden for brug af Web 2.0-værktøjer til intern kommunikation. I hans bog, "Enterprise 2.0: New Collaborative Tools For Your Organization's Toughest Challenges", beskriver han de nye værktøjer og det udbytte, virksomheder og organisationer kan få af dem.
Hvorfor overhovedet bruge de her nye værktøjer?
"Jeg tror, der er et stort potentiale for enhver organisation, der har brug for at finde ekspertise, skabe og dele viden samt få en bedre strøm af information. Og jeg har aldrig stødt på en organisation, hvor man er helt tilfreds med den måde, de ting foregår på i dag," siger Andrew McAfee.
En af hans centrale pointer handler om styrken af forbindelser mellem mennesker, teorien om "The Strength of Weak Ties", også kendt som SWT:
Enhver medarbejder har nære kolleger (som hun har stærke forbindelser til, se figuren), mere perifere kolleger (som hun har svage forbindelser til) og endelig kolleger, hun slet ikke kender (som i figuren betegnes som potentielle forbindelser).
McFees påstand er, at forskellige 2.0-teknologier kan være frugtbare for forskellige typer af forbindelser.
Stærke forbindelser
Et værktøj som en wiki eller Google Docs passer godt til kolleger med stærke forbindelser. I stedet for, at en gruppe medarbejdere sender forskellige udgaver af et dokument frem og tilbage med e-mail, er det langt mere effektivt for dem at redigere én fælles udgave af dokumentet - fx i en wiki eller i Google Docs.
Svage forbindelser
Til medarbejdere med svage forbindelser kan social netværkssoftware være nyttigt. Eksempler på social netværkssoftware er Facebook og LinkedIn, hvor man kan følge med i, hvad mange af ens forbindelser laver. Til intern brug i virksomheder findes lignende værktøjer som fx Chatter. Nogle virksomheder har desuden selv udviklet varianter af disse typer software.
Med socialt netværkssoftware kan man fx udføre, hvad Andrew McAfee kalder broadcast search, som betyder, at man stiller et spørgsmål til sit netværk og håber på svar.
"Det kan føles lidt ubehageligt at fortælle verden, hvad man ikke ved. I mit professionelle liv har jeg altid distribueret min ekspertise. Men her distribuerer man, hvad man ikke ved til organisationen. Men jeg får så stort et udbytte, når jeg åbner op og fortæller verden om noget, jeg ikke ved eller beder om hjælp eller stiller et spørgsmål," lyder det fra Andrew McAfee, der fortæller, at broadcast search er hurtigere og langt mere effektivt end selv at google sig frem til et svar.
"Det er en meget stærk søgemaskine," siger han om denne form for søgning.
Hør Andrew McAfee fortælle om broadcast search
Download Quicktime Player
Potentielle forbindelser
Der kan også ligge et uudnyttet potentiale i de kolleger, man slet ikke kender. Det kan fx vise sig, at man via en hidtil ukendt kollegas kommentar til et blogindlæg finder ud af, at denne kollega arbejder med nogle af de samme problemstillinger som en selv. Uden bloggen ville man måske aldrig have fundet denne kollega, der sagtens kan befinde sig i en helt anden afdeling af virksomheden - måske i et helt andet land.
Håndtering af udfordringer
Men mange steder oplever man, at det er svært at få medarbejderne til at tage disse nye værktøjer til sig. Det forklarer Andrew McAfee med den såkaldte 9X-effekt.
"Det viser sig, at vi i mange sammenhænge langt fra er rationelle. Blandt andet når vi har en allerede eksisterende teknologi til at udføre en opgave og nogen så kommer med et forslag til en ny teknologi - og påstår, at den er bedre. Den, der har udviklet den nye teknologi, håber, at vi vil foretage en rationel evaluering af fordele og ulemper," siger McAfee.
Men sådan går det sjældent. Det viser sig nemlig, at vi mennesker har en tendens til at overvurdere fordelen ved en velkendt teknologi med en faktor 3 samtidig med, at vi undervurderer fordelen ved en ny teknologi, også med en faktor 3. Det betyder tilsammen, at en ny teknologi skal være 3 X 3, dvs. 9 gange bedre, for at brugerne umiddelbart vil skifte til den.
Det kan forklare, hvorfor medarbejdere er tilbageholdende med at bruge en wiki til at samarbejde om et dokument og hellere vil maile fortløbende udgaver af dokumentet frem og tilbage. For nok er en wiki mere effektiv end mail-metoden, men måske trods alt ikke 9 gange bedre.
"En del af grunden til, at fx Twitter og Facebook har spredt sig så hurtigt er ikke bare, at de er sociale og veldesignede teknologier. Det er, at de ikke afløste nogen eksisterende teknologi. Så der var ikke nogen 9X-effekt at overvinde," forklarer Andrew McAfee.
Andre måder at håndtere udfordringen med 9X-effekten er bl.a.
Men hvad gør man så?
Dermed altså forklaringen på, hvorfor det kan være svært at få folk til at skifte til en teknologi, som - rationelt set - er mere effektiv. Men hvordan gør man så?
"De fleste vidensarbejdere i dag har meget travlt. Og hvis vi beder dem om at gøre ting oven i deres almindelige arbejde, så er der en meget lavere chance for lykkes, end hvis de udfører opgaverne som en del af deres normale arbejde", siger McAfee.
Løsningen er altså, at man anbringer de nye teknologier i det almindelige arbejdsflow og ikke som en ekstra ting, medarbejderne skal gøre.
"Det kan for eksempel være ved at sige, at vi ikke mailer fortløbende udgaver af et dokument rundt. Vi laver det fra bunden ved hjælp af et samarbejdsværktøj (som fx en wiki, red.)," fortæller han.
Hør Andrew McAfee fortælle om at anbringe de nye teknologier i "flowet"
Mål fremgangen - glem ROI
En af de store udfordringer, når man overvejer at indføre 2.0-teknologier er, at det er svært - ja, nærmest umuligt - at måle det konkrete udbytte af de nye tiltag.
Men McAfee mener slet ikke, at man skal se på Return on Investment, altså afkastet af investeringen i forhold til det investerede beløb. Investering i 2.0-teknologier skal hellere sammenlignes med forskning og udvikling end med anskaffelse af en ny produktionsmaskine.
"Mål fremgangen - glem ROI," siger han. Og med fremgangen mener han, hvor meget, de forskellige samarbejdsværktøjer bliver brugt, for eksempel hvor mange mikroblogging-beskeder, der bliver skrevet.
"For en af de ting, jeg tror på på baggrund af al min forskning og efter at have set Web 2.0 brugt i virksomheder er: Hvis der foregår arbejdsrelateret aktivitet i disse fora, vil det være til virksomhedens fordel," mener Andrew McAfee.
Er 2.0 en tidsrøver?
Men når nu man ved hjælp af disse værktøjer kommer i kontakt med folk fra andre dele af virksomheden, som beder om ens hjælp, har man så overhovedet tid til at lave sit eget arbejde? Her husker Andrew McAfee på, at hjælpen gerne skal gå begge veje.
"Jeg prøver at vende den om og sige 'Hvis du samtidig kan få hjælp fra alle hjørner af virksomheden, sparer det dig så ikke for mange timer hver uge?'" siger han og bruger et lignende argument over for ledere, der er bange for, at blogskrivning vil tage for meget af deres tid.
"Når jeg taler med virksomhedsledere, der blogger, siger de netop, at det ikke er en tidsrøver. Det letter nemlig kommunikationsopgaverne og gør det så meget mere effektivt, at de fleste vil vinde tid på det," fortæller Andrew McAfee.
Andrew McAfee bruger betegnelsen Enterprise 2.0 om Web 2.0-værktøjer brugt af virksomheder og organisationer.
Eksempler på Web 2.0-værktøjer er:
Wikier - redigeringssystemer, hvor alle kan bidrage, tilføje og slette
Blogs - fx skrevet af ledere
Mikroblogging, som man kender fra fx Twitter
