Kontrolleret anarki på intranettet

Af Kim Matthäi Leland, kommunikationskonsulent

Interview med Vibeke Thøis Madsen, seniorkonsulent og kommunikationsrådgiver i IntraTeam

Vibeke Thøis Madsen har hjulpet mange virksomheder og organisationer med intranet, webkommunikation og Web 2.0-værktøjer. Læs hendes bedste råd her og undgå faldgruberne.

Hvad er dine råd til virksomheder eller organisationer, som gerne vil i gang med 2.0-inspirerede tiltag på intranettet?

Tænk først i behov - derefter teknik
"Alt for mange tænker i teknik først, og det mener jeg ikke, man skal. Virksomhederne vil have en blog eller en wiki - uden først at have gjort sig klart, hvilke behov, medarbejderne har. Teknologien skal tænkes ind i intranettet," pointerer hun.

Hun nævner som eksempel en kommune, hvor hun var hyret ind som rådgiver.

"Jeg lavede fokusgrupper med de ansatte i skolefritidsordningerne og børnehaverne. De sad inde med en masse viden, fx ideer til lege og forslag til oplægsholdere om pædagogiske emner. Og de var enige om, at der ikke var nogen grund til, at de sad i hver deres institution og opfandt den dybe tallerken."

Vibeke foreslog at oprette en sted på kommunens intranet, hvor medarbejderne kunne samle og dele deres viden.

"Men de har ikke nødvendigvis brug for at vide, om det hedder en wiki, en blog eller noget helt tredje. De skal bare have et sted at dele deres viden. Altså skal man først se på behovet - og bagefter kigge i værktøjskassen efter den rigtige løsning," siger hun.

Udnævn en ansvarlig for samarbejde
Nogle virksomheder eller organisationer kaster sig alligevel - mere eller mindre uforberedte - ud i eksperimenter med Web 2.0-tiltag, og til dem har Vibeke også en anbefaling.

"Hvis man har besluttet sig for at bruge 'det der Web 2.0' og lave en satsning på blogging eller en wiki, så er det vigtigt, at man har udnævnt en ansvarlig for samarbejdsværktøjerne i virksomheden," siger Vibeke.

Hun mener ikke, at Web 2.0-inspirerede tiltag regulerer sig selv.

"Der er nødt til at være en form for styring. Man kan kalde det kontrolleret anarki," foreslår Vibeke Thøis Madsen og tilføjer, at det ikke nødvendigvis behøver være et fuldtidsjob at koordinere samarbejdsværktøjerne. Der skal bare være én, der har ansvaret.

En løsning kan være, at virksomheden kommunikerer ud til medarbejderne, at der bliver stillet fx tre forskellige værktøjer til rådighed.

"Når nogen så har et behov, skal de henvendes sig til den ansvarlige for samarbejdet, som sikrer sig, at de pågældende medarbejdere får det rigtige værktøj. Altså en form for screening," siger hun.

Undgå mange parallelle wikier og projektrum
Samtidig kan det være, at der allerede findes en afdeling eller en gruppe af medarbejdere, der i gang med et projekt, man kan koble sig på.

"Den ansvarlige for samarbejdet har overblikket og sikrer dermed, at man ikke får en masse parallelle projektrum eller wikier," fortæller Vibeke og nævner som et skræk-eksempel en organisation hun kender til, hvor enhver medarbejder kan oprette et projektrum på intranettet. Det har medført 5-600 projektrum, som ingen har overblik over - og hvoraf mange handler om det samme.

Hvis man derimod får afklaret, at der ikke allerede findes et projektrum med det pågældende tema, kan man starte et nyt op med viden og samarbejde inden for netop dette område.

Læs om, hvordan den ansvarlige for Grundfos' wiki holder overblikket

Hjælp folk i gang
Men det er ikke nok bare at stille værktøjet til rådighed og tro, at alt går af sig selv. Folk skal hjælpes i gang.

"Hvis man indfører en wiki, skal man sørge for at oprette de første par sider på forhånd, så medarbejderne kan se eksempler på indhold. Så får de en fornemmelse af, hvad det kan bruges til," lyder anbefalingen fra intranetrådgiveren.

Når rammerne på den måde er sat, er det derefter op til brugerne at lade det knopskyde.

Begræns målgrupperne
Vibeke mener, at sociale fora på intranettet skal målrettes mod specifikke grupper eller projekter for at fungere bedst.

"En wiki eller et diskussionsforum fungerer typisk ikke godt med 1.000 medarbejdere. Det giver tit ikke mange resultater at stille spørgsmål ud helt bredt. Så kører det meget bedre i mindre grupper med et klart formål," er hendes erfaring.

Hvis man for eksempel er i en ingeniørvirksomhed, kan man lave et diskussionsforum for de medarbejdere, der arbejder med broer.

"Så giver det mening at stille spørgsmål i forummet, fordi de andre i gruppen netop ved noget om broer. Og folk føler sig trygge ved at bidrage, fordi de er i et forum, hvor alle har samme interesse eller speciale," siger hun og tilføjer, at det er en god ide at lade medlemmerne af et bestemt forum møde hinanden personligt.

"Der er noget psykologisk i det. Det digitale samarbejde giver mere mening, når man først har mødt hinanden fysisk," siger hun.

Sænk ambitionerne
En ting, der kan være svær at sluge for ledelsen eller kommunikationsafdelingen er, at medarbejdernes bidrag ikke altid følger de standarder eller det niveau, som ellers kendetegner virksomhedens kommunikation.

"Men man må lade medarbejderne deltage på det niveau, de kan. Man må sætte kvalitetsniveauet lidt ned og for eksempel acceptere stavefejl, ellers får man ikke folk til at bidrage", mener hun.

Tag bloggeren i ed på at blogge jævnligt
Desværre ser man eksempler på virksomheder, der har startet fx en blog uden at have gennemtænkt det på forhånd og uden at have en klar plan for, for eksempel hvor tit der skal skrives indlæg.

"Så kommer der måske to indlæg i bloggen, og derefter sker der ikke mere," siger hun.

Det er altså vigtigt, at man har taget den pågældende blogger i ed på forhånd og aftalt et interval, indlæggene skal komme med.

Læs om Alka Forsikrings direktørs blog

Ting tager tid
Vibeke bliver tit spurgt, om hun har 'et eller andet Web 2.0 quick fix'.

"Nej, ting tager tid. Man kan helt sikkert på sigt skabe effektivitet og engagement ved hjælp af de her værktøjer, men det kan nemt tage et år eller mere at løbe det i gang," siger hun.

Modstanden kan være stor, både hos medarbejdere og hos ledere.

Læs Andrew McAfees bud på, hvordan man overvinder modstanden

"Det er svært få nogen til at gøre noget på en ny måde, hvis de synes, de allerede har en god måde at gøre det på," siger Vibeke.

Så man må starte det rigtige sted i organisationen.

"Måske er det ikke så smart at foreslå en wiki i en afdeling, hvor hver medarbejder har al sin viden i et sort ringbind. Så hellere finde et sted i virksomheden, hvor medarbejderne synes, det er spændende med en wiki. De kan så måske inspirere dem med de sorte ringbind," siger hun.

"Men man må også have respekt for medarbejderne og lytte til dem. Nogle gange kan det godt være, at den nuværende måde er en god måde," påpeger hun.

Det skal give mening her og nu
I det hele taget advarer Vibeke mod, at man lader sig forføre af de nye værktøjer.

"Man skal passe på, at man ikke gifter sig med tidsånden, for så bliver man hurtigt enke," siger hun med et gammelt ordsprog.

"For nogle år siden var Second Life det helt store, men det hører man slet ikke om i dag. Så lad være med at løbe efter en ny trend, bare fordi den er ny. Vær lavpraktisk og tænk på, hvad der giver mening at bruge her og nu," lyder rådet fra Vibeke Thøis Madsen.

Kontrolleret anarki på intranettet

Erfagrupper